Грамотное делегирование рабочих задач в бизнесе

Грамотное делегирование рабочих задач в бизнесе Свое дело

Хороший руководитель всегда будет стремиться делегировать обязательства сотрудникам, что значительно увеличит его доход. В этом материале поговорим обо всех нюансах делегирования в бизнесе.

Что означает делегирование?

Делегируя, начальник направляет свои задачи или компетенции своим подчинённым. Допустим, директор встречается с партнёрами, и ему нужно продемонстрировать реализацию будущего проекта. Для иллюстрации питча руководитель создаст презентацию, оформить которую поручит сотруднику. Пока подчинённый занимается её оформлением, управляющий воспользуется возможностью и подготовится к деловой встрече.

Какие задачи делегируют?

Повседневные дела, которые отнимают много времени у руководителя. К примеру, регистрация участия на какую-нибудь встречу, бронирование билета или отеля в командировке, бумажная работа и прочие рутинные дела. То есть для того, чтобы не делать кучу мелких дел самостоятельно, всему можно обучить сотрудника.

У вашего помощника могут быть следующие задачи:

  • составить сообщение в государственные органы;
  • собрать сведения о конкурентах;
  • создать страничку в социальных сетях;
  • работа над созданием сайта.

Плюсы делегирования

Управленец, который перекладывает на исполнителя рутинные дела, высвобождает время для решения серьёзных вопросов, в числе которых может быть стратегическое развитие компании, анализ отчётности, переговоры с потенциальными партнёрами. Делегирование снижает риск несоблюдения сроков, что делает работу всей компании наиболее эффективной.

Согласно исследованию Gallup по состоянию на 2013, компании, в которых руководители демонстрировали навыки делегирования на высоком уровне, были на 33% успешнее по сравнению с теми фирмами, руководители которых обладали малым процентом делегирования.

Передавая рабочие процессы подчинённым, вы наделяете их информацией и компетенциями, помогающими им самостоятельно принимать решения. За счёт этого они растут, ускоряя прогресс всей компании. Кроме того, это обеспечивает защиту сотрудников в моменты непредвиденных обстоятельств. И если руководитель уйдёт на больничный или в отпуск, команда быстро сориентируется, грамотно распределив обязанности.

Когда делегировать?

Придерживайтесь своего графика. Если решение задач становится в тягость и отнимает большое количество временных и личностных ресурсов, занимая все выходные дни, то стоит задуматься о перераспределении нагрузки. Есть смысл что-то делегировать сотрудникам или же взять удаленного бизнес-ассистента.

Определять нагрузку можно по закону Джорджа Миллера, который в своей статье «Магическое число семь плюс-минус два» написал, что каждый способен держать в краткосрочной памяти не более семи элементов. Если за день у вас больше семи дел, то стоит пересмотреть расписание.

Причины, по которым не получается делегировать

Всего выделяют шесть причин, по которым руководители отказываются делегировать свои задачи исполнителям. И это:

  • Выбор не того исполнителя. Перед тем, как делегировать задачу стоит удостовериться, имеется ли у исполнителя специальный навык, соответствует ли задание его ожиданиям, а также какой нагрузкой обладает сотрудник.
  • Нежелание объяснять. Некоторые управленцы думают, что на объяснения уходит слишком много времени и лучше потратить его на работу. Но если должным образом не проинструктировать сотрудника, он не сможет самостоятельно справиться с задачей.
  • Делегирование группе подчинённых. Каждый работник должен нести свою ответственность. Стоит передавать сотрудникам задачу целиком, чтобы они смогли оценить свой уровень ответственности.
  • Поручение неправильных заданий. Некоторые люди поручают задачи, от которых зависят другие, чтобы не обременять себя обязательствами. Однако руководителю лучше не поручать дела подчиненным, которые не обладают должным навыком принимать решения. Это следующие дела:
  1. миссия, цели и задачи;
  2. кадровые назначения;
  3. онбординг – знакомство новых сотрудников с деятельностью компании;
  4. определение эффективности работы сотрудников: премии и штрафы;
  5. взаимодействие с финансами;
  6. решение важных вопросов и ответственных заданий.
  • Тотальное контролирование делегированных задач. Из-за своего перфекционизма «я сам» некоторые руководители возвращают свои переданные задачи. Необходимо знать, что, впервые поручая исполнителю задачу, не стоит ожидать от него сиюминутного выполнения. Если в начале на выполнение задачи будет уходить больше времени – это нормально. Как только работник всё усвоит, дела пойдут в гору. Если при выполнении задачи у него возникнут вопросы, стоит ответить и что-либо порекомендовать, но не работать вместо исполнителя. Замечания следует давать, когда уже виден результат.
  • Не предоставлять времени на проверку. На любую делегированную задачу должно даваться время для обратной связи и доработки. Наличие этого наделяет работника верой в свои силы и поднимает статус директора.

Умение делегировать

Необходимо уяснить, почему вы до сих пор не умеете этого, и в чем может заключаться трудность. Возможно, это стремление к перфекционизму, а для избавления от страха потерять контроль и авторитет будет актуальна психологическая консультация.

Нехватка времени, страх ошибиться в выборе исполнителя можно решить через наработку soft skills и внедрение тайм-менеджмента. А этим темам будут посвящены следующие статьи – следите за обновлениями LIFEPOST!

Оцените автора
( Пока оценок нет )
LIFEPOST. Интернет журнал для широкой аудитории.
Добавить комментарий